Mae anfon e-bost wedi'i amgryptio (a warchodir gan gyfrinair) weithiau'n angenrheidiol os yw'n cynnwys gwybodaeth sensitif iawn.
1) Ychwanegu dosbarthiad diogelwch at destun yr e-bost. Y rhain ar hyn o bryd yw:
Gwarchodedig
Cyfyngedig
Cyfrinachol
Er mwyn iddo weithio rhaid i'r dosbarthiad fod mewn cromfachau sgwâr h.y.:
[DIOGELU]
[CYFYNGEDIG]
[CYFRINACHOL]
Gall gweddill y llinell bwnc gynnwys unrhyw beth yr ydych yn ei hoffi ond os nad yw'r dosbarthiad yn cyfateb yn union anfonir yr e-bost yn y modd arferol.
2) Ysgrifennwch yr e-bost fel y byddech fel arfer a chynnwys unrhyw atodiadau ac ati.
3) Anfonwch yr e-bost unwaith y byddwch yn hapus bod popeth wedi'i osod yn gywir. Argymhellir anfon e-bost prawf gan ddefnyddio'r egwyddorion hyn i gyfrif post personol os nad ydych wedi defnyddio'r system o'r blaen fel y gallwch weld sut mae'r broses yn gweithio.
4) Os nad ydych wedi anfon post diogel at y derbynnydd hwn o'r blaen yna byddwch yn derbyn e-bost gyda chyfrinair ynddo. Bydd angen i chi drosglwyddo hwn i'r derbynnydd ond ni ddylech ei anfon trwy e-bost gan ei fod yn tanseilio pwynt amgryptio'r e-bost yn y lle cyntaf, os yw eu blwch post yn cael ei beryglu yna mae gan rywun bopeth sydd ei angen arnynt i dorri'r amgryptio. Gallwch eu ffonio a'i ddarllen, ei anfon trwy neges destun, neu ei anfon trwy e-bost at gydweithiwr.
5) Bydd y derbynnydd yn derbyn e-bost yn nodi ei fod wedi derbyn e-bost diogel a bydd angen iddo ymweld â gwefan i ddarllen y cynnwys. Byddant yn cael eu hannog i nodi eu cyfeiriad e-bost a chyfrinair. Rhaid i'r rhain gydweddu'n union neu ni chaniateir mynediad iddynt.
6) Cadwch y cyfrinair yn ddiogel, oherwydd os byddwch yn anfon post pellach wedi'i amgryptio bydd y cyfrinair yr un peth bob tro.